|
| 김정현 사업총괄이사 (주)더디자이너스그룹 전)한국호텔외식관광경영학회 부회장 전)엠플러스자산운용 팀장 전)프라임그룹 개발사업팀장 |
현재 사회 전반에 걸친 화두 중 하나는 빅데이터다. 이제는 노하우나 아이디어만으로 경쟁력을 강화하는 시대가 지났고, 그동안 축적된 다양한 데이터를 기반으로 경영 계획을 세우는 것이 중요해졌다. 이를 위해서는 데이터를 축적할 수 있는 방법들이 필요하다. 이번 칼럼에서는 액셀을 이용해 매출 통계를 작성하고 관리하는 방법에 대해 살펴본다.
체계적인 호텔 경영 시스템 구축
중소 규모 호텔을 개발 혹은 매입한 후 운영하는 사업은 적게는 수십억원에서 많게는 수백억원의 초기 투자비를 필요로 하는 매우 전문적인 분야입니다. 이렇게 많은 투자비용이 투입되는 호텔을 경영하기 위해서는 당연히 체계적인 호텔 경영 시스템을 구축하고, 그 시스템을 최대한 효율적으로 활용해서 매출은 높이고, 지출은 줄여서 영업이익률 및 투자수익률을 극대화해야 할 것입니다. 하지만 중소 규모의 호텔 사업자가 많은 비용과 시간을 투입해 체계적인 호텔 경영 시스템을 구축하는 것은 현실적으로 어려운 상황입니다.
그 결과 일반적으로 호텔 사업자가 직원들에게 지시를 할 때는 매출과 비용을 비교 및 분석하는 기준이 되는 전월 혹은 전년도 통계 데이터를 구체적으로 제시하지 않고, 막연하게 “비품 등을 아껴서 비용을 줄여라”, “매출을 증가시켜라”라고 이야기하므로 직원들은 비교 기준이 없어서 ‘얼마나 더 비용을 줄여야 하지?’, ‘매출을 얼마나 더 증가시켜야 하지?’라고 혼란스러워 하다가 결국에는 불평을 하게 될 것입니다.
그렇다면 많은 비용과 시간을 들이지 않고 간단하게 매출과 지출에 대한 통계 데이터를 지속적으로 축적하고, 효율적으로 활용할 수 있는 방법은 없을까요? 필자는 액세셀 소프트웨어를 활용해 손쉽게 통계 데이터를 축적하고, 활용할 수 있는 방법에 대해 설명 드리고자 합니다.
통계 데이터를 축적하는 방법
“모텔을 경영함에 있어서 과거와 같이 주먹구구식으로 하는 시대는 지나갔다. 합리적인 예산 방침과 운영능력이 조화를 이룰 때 매출의 극대화도 이루어지는 것이다”
합리적인 예산방침을 세우기 위해서는 누적된 통계 데이터가 반드시 필요합니다. 통계 데이터는 크게 매출에 대한 데이터와 지출에 대한 데이터로 분류할 수 있습니다. 먼저 매출 관련 데이터를 살펴보겠습니다. 매출에 대한 데이터는 아래 [표1]과 같은 기준에 의해 세부적으로 분류해 작성해야 합니다.
매출에 대한 통계 데이터를 구축하기 위한 가장 기본적인 자료는 매일매일 매출을 기록하는 숙박일지 혹은 일일 매출표입니다. 액셀 소프트웨어를 활용해 간단하게 [표1]에 분류된 항목들, 즉 일일 총 매출, 고객사용방식, 결재수단, 예약형태, 기타 등이 기재된 일 매출표 양식을 만들어 매일매일 기록하는 것입니다. 일 매출표를 일주일 단위로 취합해 주간 매출표를 만들고, 또 주간 매출표를 활용해 월간 매출표 및 연간 매출표를 작성해 누적함으로써 매출에 대한 통계 데이터가 수집되는 것입니다.
다음에는 지출 관련 데이터를 살펴보겠습니다. 지출에 대한 데이터는 세부적으로 아래 [표2]와 같이 분류할 수 있습니다.
지출에 대한 통계 데이터는 상기의 액셀 소프트웨어를 사용해 일 매출표를 만들 듯이 월별로 정산서 형태로 작성한 후 매월, 매년 계속해서 누적하는 형태로 지출 통계 데이터를 수집하면 됩니다. 특히 변동비에 대한 데이터를 가능한 한 상세하게 분류하여 작성하시면 지출 관련 비용을 줄이는데 유용하게 활용하실 수 있을 것입니다.
통계 데이터를 활용하는 방법
그렇다면 상기와 같이 수집한 통계 데이터를 어떻게 효율적으로 활용할 수 있을까요? 매출 통계 데이터는 연간 사업계획서와 월별 마케팅 전략을 수립해 매출을 증가시키는데 사용할 수 있습니다. 즉 직전사업연도 월별 매출 세부자료를 활용해 당해사업연도 사업계획서를 작성함으로써 좀 더 정확한 월별 매출 목표를 수립할 수 있고, 이 목표를 초과 달성하면 연말에 직원들에게 인센티브를 지급하겠다는 정책을 연초에 발표함으로써 직원들의 사기진작과 이직을 방지하는 일석이조의 효과를 거둘 수도 있을 것입니다.
또한 직전 3개월간의 매출 세부 데이터를 분석하여 최근 고객 트렌드 등을 파악하고, 이를 당월 마케팅 전략 수립에 적용함으로써 매출을 증가시킬 수 있을 것입니다.
지출 통계 데이터는 지출비용을 감소해 실질적인 수익률을 증가시키는데 있어 매우 중요한 자료입니다. 특히 전년도 및 전월의 변동비(전기요금, 수도료, 난방비 등)을 비교했을 때 당월의 변동비가 크게 증가하였다면 원인을 분석한 후 대안을 찾아 적절한 조치를 취함으로써 익월의 변동비를 낮출 수 있고 자연스럽게 수익률은 상승할 것입니다. 더불어 직원들도 평소에 변동비 수치에 대해 신경을 쓰게 되므로 점차적으로 변동비는 줄어들게 될 것입니다. 아무쪼록 통계 데이터를 잘 활용한 수치경영을 통해 호텔의 수익률을 향상시키시기를 바랍니다.
